Rilisrakyat.id, Opini — Kita sedang hidup di zaman ketika hampir semua hal bergerak dalam hitungan detik. Uang bisa dikirim tanpa harus datang ke bank. Belanja cukup dari telepon genggam. Rapat bisa dilakukan tanpa berada dalam satu ruangan. Informasi dapat dicari dalam hitungan detik, bahkan kecerdasan buatan kini mampu membantu manusia menyusun dokumen, menganalisis data, hingga mengambil keputusan.
Tetapi ada satu ironi yang masih sering kita temukan: teknologinya sudah digital, tetapi cara berpikir birokrasinya masih manual. Kita bangga berbicara tentang transformasi digital, membangun berbagai aplikasi, membuat sistem informasi, melakukan digitalisasi dokumen, bahkan memasang berbagai perangkat teknologi. Namun pertanyaannya sederhana: apakah birokrasi kita benar-benar berubah, atau hanya memindahkan proses lama ke layar komputer?
Sebab digitalisasi bukan sekadar mengubah kertas menjadi PDF. Digitalisasi bukan pula sekadar membuat aplikasi baru dengan nama yang lebih modern. Digitalisasi seharusnya mengubah cara kerja, cara berpikir, cara mengambil keputusan, dan cara melayani masyarakat.
Aplikasi Bertambah, Proses Tetap Berbelit
Salah satu persoalan yang sering terjadi adalah munculnya banyak aplikasi, tetapi proses kerja tidak semakin sederhana. Pegawai diminta mengisi data melalui satu sistem, kemudian memasukkan data yang sama ke sistem lain. Dokumen sudah tersedia secara elektronik, tetapi masih diminta mencetaknya. Surat sudah ditandatangani secara elektronik, tetapi kemudian masih diminta membawa salinan fisik.
Di sinilah kita perlu bertanya: kalau prosesnya tetap sama, apa sebenarnya yang sedang kita digitalisasi?
Jangan sampai digitalisasi hanya menjadi wajah baru dari birokrasi lama.
Kita mengganti map dengan folder digital, mengganti tanda tangan tinta dengan tanda tangan elektronik, tetapi tetap mempertahankan rantai birokrasi yang panjang. Akhirnya masyarakat memang tidak lagi menunggu berkas di atas meja, tetapi tetap harus menunggu karena berkas berpindah dari satu meja virtual ke meja virtual lainnya.
Ini bukan transformasi.
Ini hanya manual yang diberi aplikasi.
Budaya “Yang Penting Ada Bukti” Harus Ditinggalkan
Masalah digitalisasi birokrasi sesungguhnya bukan hanya persoalan teknologi. Persoalan yang lebih besar adalah budaya kerja.
Dalam birokrasi, terkadang kita masih menemukan pola pikir: yang penting ada suratnya, ada disposisinya, ada laporannya, ada dokumentasinya.
Akibatnya, energi pegawai lebih banyak terserap untuk membuktikan bahwa pekerjaan telah dilakukan daripada memastikan bahwa pekerjaan tersebut benar-benar memberikan hasil.
Kita terlalu mudah mengukur keberhasilan dari jumlah rapat, jumlah surat, jumlah kegiatan, jumlah laporan, dan jumlah aplikasi.Padahal masyarakat tidak membutuhkan banyak laporan.
Masyarakat membutuhkan pelayanan yang cepat, mudah, pasti, transparan, dan menyelesaikan masalah.
Digitalisasi seharusnya membawa birokrasi dari budaya activity-oriented menuju result-oriented.
Bukan lagi bertanya, “Sudah berapa kegiatan yang dilaksanakan?”
Tetapi:
“Apa masalah masyarakat yang berhasil kita selesaikan?”
Jangan Jadikan Teknologi sebagai Beban Baru
Ada persoalan lain yang sering luput dibicarakan. Setiap inovasi digital seharusnya mengurangi beban administrasi. Namun jika tidak dirancang dengan baik, teknologi justru bisa menambah pekerjaan.
Pegawai harus menguasai banyak aplikasi. Username dan password bertambah. Laporan bertambah. Input data berulang. Sistem tidak saling terhubung. Ketika aplikasi bermasalah, pekerjaan ikut berhenti.
Pada akhirnya, pegawai bukan bekerja untuk masyarakat, tetapi sibuk mengurus aplikasi.
Padahal prinsip sederhana transformasi digital adalah: teknologi harus bekerja untuk manusia, bukan manusia yang diperbudak oleh teknologi.
Karena itu, pemerintah perlu berhenti melihat keberhasilan digitalisasi hanya dari berapa banyak aplikasi yang dimiliki.
Yang lebih penting adalah berapa banyak proses yang berhasil disederhanakan.
Birokrasi Harus Berani Mematikan Proses Lama
Transformasi membutuhkan keberanian.
Ketika sistem baru dibuat, harus ada keberanian untuk mengevaluasi sistem lama. Jika sebuah prosedur sudah tidak relevan, sederhanakan. Jika sebuah tahapan tidak memberikan nilai tambah, hilangkan. Jika dua sistem memiliki fungsi yang sama, integrasikan.
Jangan sampai setiap pergantian kebijakan melahirkan aplikasi baru tanpa pernah mengevaluasi aplikasi sebelumnya.
Akibatnya kita memiliki banyak sistem, tetapi tidak memiliki satu ekosistem data pemerintahan yang benar-benar terintegrasi.
Padahal data merupakan aset strategis pemerintah.
Data kepegawaian, pendidikan, kesehatan, kependudukan, sosial, ekonomi, dan pelayanan publik seharusnya dapat digunakan untuk menghasilkan kebijakan yang lebih tepat.
Birokrasi masa depan bukan birokrasi yang paling banyak memiliki aplikasi.
Birokrasi masa depan adalah birokrasi yang paling mampu menggunakan data untuk mengambil keputusan. Jangan Takut Mengubah Cara Berpikir Transformasi digital pada akhirnya bukan persoalan komputer, jaringan internet, atau aplikasi. Ia adalah persoalan mindset.
Teknologi dapat dibeli. Aplikasi dapat dibuat. Infrastruktur dapat dibangun.Tetapi budaya kerja tidak bisa dibeli. Budaya kerja harus dibangun.
Kita membutuhkan aparatur yang tidak hanya mampu mengoperasikan aplikasi, tetapi juga mampu berpikir kritis. Tidak hanya mampu mengikuti prosedur, tetapi mampu melihat apakah prosedur tersebut masih relevan. Tidak hanya menunggu perintah, tetapi mampu menemukan solusi.
Di sinilah pentingnya membangun ASN yang adaptif.
ASN masa depan harus memiliki kemampuan digital, tetapi juga harus memiliki kemampuan komunikasi, analisis, kolaborasi, kreativitas, dan pemecahan masalah. Sebab teknologi berkembang sangat cepat.
Kalau cara berpikir kita tidak ikut berkembang, maka teknologi hanya akan menjadi alat baru untuk menjalankan kebiasaan lama.
Dari “Birokrasi Melayani Pemerintah” Menjadi “Pemerintah Melayani Masyarakat”
Kita harus mengembalikan tujuan utama birokrasi: melayani masyarakat.
Jangan sampai masyarakat dipaksa memahami bagaimana sistem pemerintah bekerja. Justru pemerintah yang harus merancang sistem agar mudah dipahami masyarakat.
Pelayanan publik seharusnya sederhana.
Masyarakat tidak perlu tahu berapa meja yang harus dilewati sebuah dokumen. Mereka hanya perlu tahu: apa yang harus disiapkan, berapa lama prosesnya, berapa biayanya, dan kapan selesai.
Sesederhana itu.
Digitalisasi seharusnya membuat masyarakat tidak perlu bolak-balik kantor pemerintahan hanya untuk mengurus satu dokumen.
Jika teknologi sudah memungkinkan pelayanan dilakukan dari rumah, mengapa masyarakat masih harus datang hanya karena birokrasi belum siap mengubah kebiasaan?
Saatnya Berhenti Terpesona oleh Istilah “Digital”
Kita terlalu mudah terpesona oleh istilah transformasi digital.
Ada smart government, digital government, artificial intelligence, big data, integrated system, dan berbagai istilah modern lainnya.
Namun ukuran keberhasilan sesungguhnya sangat sederhana.
Apakah masyarakat merasa lebih mudah dilayani?
Jika jawabannya belum, maka pekerjaan rumah kita masih panjang.
Jangan mengukur digitalisasi dari banyaknya aplikasi yang diluncurkan.
Ukur dari berapa banyak antrean yang hilang.
Ukur dari berapa banyak dokumen yang tidak lagi harus dicetak.
Ukur dari berapa banyak waktu masyarakat yang berhasil dihemat.
Ukur dari berapa banyak proses birokrasi yang dipangkas.
Dan yang paling penting, ukur dari seberapa besar kepercayaan masyarakat kepada pemerintah meningkat.
Digitalisasi adalah kesempatan besar untuk membangun birokrasi yang lebih sederhana, cepat, transparan, dan responsif.
Tetapi teknologi tidak akan pernah cukup jika birokrasi masih berpikir dengan cara lama.
Kita tidak membutuhkan birokrasi yang sekadar melek teknologi. Kita membutuhkan birokrasi yang berani berubah. Sebab tantangan terbesar transformasi digital bukanlah ketika komputer tidak bisa bekerja.
Tantangan terbesar justru ketika komputer sudah bekerja, tetapi manusianya masih berpikir seperti 20 tahun lalu.
Maka pertanyaan penting untuk birokrasi hari ini bukan lagi:
“Sudah berapa banyak aplikasi yang kita punya?”
Melainkan:
“Berapa banyak kebiasaan lama yang berani kita tinggalkan?”
Karena pada akhirnya, digitalisasi bukan tentang membuat birokrasi terlihat modern.
Digitalisasi adalah tentang membuat pemerintah benar-benar hadir lebih cepat, lebih mudah, dan lebih dekat kepada masyarakat.
